¿Cómo armar la lista de invitados para el casamiento? Consejos para planificar con éxito
La relación entre presupuesto y lista de invitados es directa. Sin embargo, no necesitan fijar la lista por completo desde el inicio. Con el tiempo la irán puliendo hasta encontrar la lista definitiva. Les contamos cómo planear esta tarea.
La lista de invitados es un elemento esencial para comenzar a planificar una boda. Los novios que se comprometen deben resolver algunos interrogantes al inicio del camino para ir definiendo otros conceptos más adelante. Luego del presupuesto que estiman para la boda, la cantidad de invitados es el siguiente paso para decidir luego sobre las locaciones y la comida. Una lista bien pensada hace que puedan buscar mayor calidad en lo que quieran ofrecer a los asistentes. ¿Cuáles son los factores que influyen en el armado de la lista?
- 1. Definir la lista de invitados
- 2. Lugar de la fiesta
- 3. Invitados por compromiso
- 4. Confirmación de asistencia
- 5. Lista definitiva
1. Definir la lista
La lista de invitados les permite vislumbrar cómo será el día del casamiento. Cada pareja irá estableciendo pautas y consignas para ir definiendo una lista acorde al tipo de boda, tratando de satisfacer los deseos de ambos.
Lista inicial
Una de las primeras tareas para comenzar a organizar el casamiento es anotar una lista tentativa de invitados. Esta lista no es la definitiva, solo se necesita para comenzar a delinear el tipo de evento, por lo cual contar con un número aproximado de invitados servirá para encaminar las búsquedas de servicios y proveedores. Llegar a la lista final puede demandarles un tiempo más largo. En este primer paso pueden abrir una lista inicial que incluya a todas las personas que quisieran invitar, entre familia, amigos, compañeros, etc. Si la lista se extiende demasiado, van a necesitar hacer los recortes forzosos de forma consensuada.
Criterios para armar grupos
Una clasificación metódica de los invitados en diferentes grupos es un tip que ayuda en la planificación de la lista de invitados, más aún llegado el momento de comenzar a precisar una lista definitiva, y luego para organizar las mesas con grupos que compartan alguna afinidad. Algunos criterios frecuentes son: la familia cercana de cada miembro de la pareja, los familiares lejanos, los amigos, los compañeros de trabajo, los compañeros de estudio, los conocidos o allegados. Resulta práctico dividir la lista de invitados por categorías para ir determinando algunos criterios de prioridad que resuelvan los próximos pasos para acotar la lista si se hizo muy extensa.
Invitados de un miembro y otro de la pareja
La lista de invitados final va a ser el resultado de un proceso de diálogo y consenso, por lo cual es importante que tomen las decisiones entre los dos. Solo ustedes sabrán quiénes son los indispensables, quiénes son los invitados deseables y quiénes pueden resultar dudosos. Sin embargo, también es cierto que ambos pueden tener familias extendidas o grupos diversos de amigos y conocidos. Pueden plantearse una guía de preguntas sencillas para resolver cómo definir la lista y proponer los criterios de prioridad. Por ejemplo, quiénes son imprescindibles, si invitar a toda la familia, si contemplar un número similar en ambas familias, si armar una lista en espera, etc.
Invitados “polémicos”. ¿Cómo gestionarlos?
El matrimonio es un momento único y bello que ustedes querrán compartir con las personas más queridas que se han involucrado en su historia. Por eso, es importante que puedan sortear la situación cuando surja la necesidad de explicar por qué no quieren invitar a cierta persona o familia. Hay circunstancias en que no será necesario dar explicaciones y el círculo de allegados se irá cerrando. En situaciones ineludibles, pueden reunirse con ese familiar y explicarles que existen cuestiones presupuestarias o que están organizando una boda íntima. En el caso de que existan presiones familiares o personas autoinvitadas, lo mejor es encarar la situación cuanto antes para evitar asperezas futuras.
2. Lugar de la fiesta
En esta instancia deben preguntarse qué tipo de boda quieren celebrar, si se decantan por una encuentro pequeño o más concurrido. De ahí el interés que alcanza el lugar que elijan para reunir a sus familias y amigos.
Importancia de la capacidad del lugar
El sitio donde van a celebrar el casamiento tiene una importancia vital en el armado de la lista, dado que la capacidad indica cuántos invitados se pueden atender con comodidad y espacio suficiente para que transcurran los diferentes momentos de la boda. Con la lista de invitados estimada y una idea aproximada del tipo de enlace que quieren organizar pueden elegir el lugar de la fiesta. Esta elección y los costos que presuponen el alquiler y el servicio del catering van a influir en la cantidad de comensales. De ahí en más deberán calcular si necesitan recortar la lista y cómo gestionar ese proceso.
Espacios disponibles y adaptabilidad al tipo de ceremonia/fiesta
En algunas ocasiones los novios que se comprometen ya tienen planificado el tipo de ceremonia y cómo quieren celebrar con sus seres queridos. En otros casos, estos conceptos comienzan a aclararse cuando estiman el presupuesto y van nombrando qué cosas quisieran que no falten en el evento. Así van tomando una noción clara de los espacios disponibles para celebrar y cómo adaptarlos al tipo de boda. El sitio elegido debe ir en consonancia con la cantidad de asistentes. Los lugares adecuados son aquellos que envuelven a los invitados con espacio suficiente, pero que a su vez no dejan huecos con sensación de vacío.
¿A quién sentar con quién?
La organización de las mesas es una de las tareas más complejas o divertidas, según cómo encaren el armado de este rompecabezas. El objetivo es articular un conjunto armonioso y que todos los invitados puedan disfrutar de la boda hasta el final. La propuesta más acertada para sentar a los comensales es encontrar patrones de afinidad. En las mesas más cercanas irán las familias inmediatas. En las siguientes, los familiares más lejanos, los amigos, los compañeros de trabajo, y a continuación los menos allegados. También es posible que tengan grupos pequeños sin puntos en común. En esos casos, deben jugar con su creatividad para que esas personas no se sientan incómodas o aisladas.
3. Invitados por compromiso
Aunque ya no es tan frecuente, es posible que les surjan dudas sobre los invitados por compromiso y deban gestionarlos de manera consensuada. No deja de ser un dilema, pero consideren elaborar una lista de invitados que resignifique sus vínculos.
¿Cómo gestionarlos? Criterios consensuados
Entre los factores que deben evaluar están los invitados por compromiso o las relaciones complejas que derivan de presiones parentales. En otra época era común tener en cuenta las invitaciones por compromiso, sobre todo cuando se trataba de dilemas familiares o compañeros de trabajo con los cuales se pasan muchas horas. Hoy en día los novios ya no sienten la exigencia de convocar a personas no tan cercanas a la relación, pero si surgieran imposiciones sociales, charlen y debatan sobre cada caso en particular. Por ejemplo, si no son tan allegados, si el presupuesto es acotado, si el espacio es reducido, si se trata de una boda íntima, etc. Un modo de resolver los casos de compromiso es convocando a esos invitados solo a la ceremonia con una participación de cortesía.
Formas de decir que no a las personas que decidan no invitar
Las noticias del casamiento se desparraman pronto y quizá crean conveniente explicar a las personas que decidan no invitar por qué lo hacen. En esos casos es mejor hacerlo con antelación. Para salir airosos pueden explorar en estas razones: es una cuestión de presupuesto, la razón más justa; se trata de una boda pequeña con pocos invitados; eligen festejar en casa y se ajustan a un número acotado de comensales; o pueden evaluar si alguno de los dos no conoce al invitado o si son invitados por compromiso, etc. Desde el punto de vista de los invitados, para algunas personas es un alivio no ser convocadas por los gastos que ocasiona si la relación no es tan cercana.
4. Confirmación de asistencia
En otras épocas, las confirmaciones de asistencia tenían un carácter más complejo y formal. Hoy la conectividad les facilita a los novios poder vincularse con los invitados por diferentes medios. Esta acción es relevante en aspectos prácticos y económicos.
Datos que se deben incluir en las tarjetas
Conseguir las confirmaciones de asistencia es un paso importante para terminar de definir la lista de invitados. Les permite optimizar la cantidad de comensales cuando surge espacio por cancelación o falta de confirmación. Lo más frecuente es agregar en las tarjetas de casamiento todos los datos de contacto, además de los datos básicos de la ceremonia y la fiesta. Los invitados podrán confirmar su asistencia a través del teléfono, correo electrónico o WhatsApp de grupo. Otro medio es la web de casamiento, una herramienta que pueden utilizar para solicitar la confirmación de asistencia o enviar un recordatorio masivo cuando lo crean preciso.
¿Cuánto tiempo esperar para pedir confirmación de asistencia?
El tiempo estimado para comenzar a recibir las confirmaciones es entre cuatro y dos semanas antes de la boda. Pueden agregar una fecha límite en las invitaciones, de modo que no corran riesgos de no recibirlas. Sin embargo, aunque ofrezcan varios medios de contacto, puede haber invitados que se olviden de confirmar, lo tomen por sentado o aún se encuentren indecisos. Entonces es momento de insistir y enviar un recordatorio individual. A los invitados de los que no tengan noticias podrán llamarlos individualmente. De esta forma un número más certero de la cantidad de comensales les permite optimizar la celebración y el servicio de comida.
Bajas de última hora. ¿Cómo gestionarlas?
La confirmación de asistencia se convierte en una tarea cuesta arriba porque los tiempos ya son muy acotados. Con las semanas estimadas en el punto anterior, resulta muy complejo gestionar las bajas de última hora y enviar nuevas invitaciones de bodas a una lista en espera que quedó en segundo plano. Otro elemento que condiciona la planificación es la flexibilidad del catering. Por esta razón, deben conversar con la empresa sobre el manejo en la lista final de asistentes y el menú de invitados imprevistos. Las ausencias se suelen estimar entre el 10 y el 20% de los invitados, lo que les brinda un margen factible para incluir más invitados, tomando los nombres de esa lista en espera desde el principio.
5. Lista definitiva
En el checklist a un mes del casamiento, la lista definitiva tiene que estar armada o en camino de terminar de configurarse. En la recta final, tienen que organizar las mesas de invitados y terminar de revisar los últimos detalles con los proveedores.
Últimos detalles
La lista de invitados es un componente que se trabaja desde el inicio de la organización, con la lista tentativa, hasta las semanas previas al casamiento, con la confirmación de asistencia y el armado de la lista definitiva. Con el diseño de las mesas elegido es momento de poner la puesta en escena y sentar a los invitados, siguiendo los patrones de afinidad. A medida que van recibiendo las confirmaciones, pueden ir armando el esquema de la distribución final. En el último checklist de proveedores, deben comunicar la lista definitiva de invitados al salón y el servicio de catering. Si necesitan modificar o agregar platos especiales para comensales con restricciones alimenticias, este es el momento de hacerlo.
Reorganización de mesas si hiciera falta
El trajinar del mes previo y las confirmaciones de asistencia pueden depararles algunos imprevistos con la organización de las mesas. Al ir definiéndose la lista, con invitados que cancelaron e invitados que pueden volver a componer el número, el plano dispuesto en el seating plan puede modificarse para seguir con los patrones de afinidad de los que hablamos más arriba. Este esquema se confecciona con sentido común y parámetros que intentan no dejar a las personas apartadas de un grupo que podría haber resultado mejor en la integración de invitados. Otra herramienta que los puede ayudar es el organizador de mesas del portal.
Entre los beneficios que aporta el gestor de invitados en línea, pueden ahorrar tiempo en la organización de la lista de invitados y en el envío de recordatorios masivos para que todos estén atentos al momento de confirmar su asistencia.
